前回のコラムで、事務所の引っ越しを考えて明日引っ越すとしたら？という基準で、色々と整理したことをお伝えしました。その後質問をいただきました。
紙の書類はどう整理してますか？全部データ化？書類で持っているものはありますか？
紙の書類は必要な場合もあるので、一部は紙で保管し、その他はすべてデータ化するか、破棄しています。今回は、私が紙で保管しているものをご紹介しましょう。紙はたくさんあると場所をとりますので、必要なものだけにしておけば、収納場所も少なくてすみますね。紙の書類はクリアファイルに入れて保管しています。ファイルは3つです。年金保険、投資、生活費です。
- 年金保険 健康保険・年金・雇用保険・市民税・保険
健康保険や年金、市民税などは、番号が書いてある通知書を最新版。問い合わせをするときに、番号があると問い合わせ時間がかなり短縮できます。マイナンバーで一元管理されるにはまだ時間がかかりそうですから、それぞれの番号はまだ必要ですね。
保険は、保険証券、保険の約款の最新版、連絡先が書いてあるパンフレットの最新版。保険を請求するときには、保険証券に書いてある番号や連絡先がわかっていれば早く請求できます。ネットで検索することもできますが、いざというときにネットがつながらないと、困りますよね。例えば、台風の被害で火災保険を請求するときに、停電中であっても連絡先がわかれば、電話ででも連絡ができるでしょう。
- 投資 投資信託・株式など
投資信託は契約内容や連絡先が書いてある書類と運用報告書の最新版。株式は、株主総会の招集通知や決算報告書の最新版。配当金の通知書は、確定申告に使用するので別で保管しておきます。
- 生活費 通信費・光熱費・銀行・証券会社・クレジットカードなど
電話、電気、ガスなどは契約書と最新版の通知書。クレジットカードが貼り付けてあった台紙の最新版は連絡先が置いてあるので保存します。銀行や証券会社は連絡先がわかる最新版の資料。
銀行によっては、通帳レスでネットバンキングのみで利用しているものもあるでしょう。また、紙の書類はなく、ネットのみで完結するサイトもありますよね。そんなものはどうしているか？
ネットバンキングやＩＤパスワードを登録しているサイトのＩＤパスワードの一覧を作り、ＵＲＬとともに紙で印刷して置いておきます。
もし、あなたのパソコンやタブレット、スマホなどが使えないときでも、ネットに繋げさえすればアクセスすることができますよね。また、スマホでしか使っていないアプリも、スクリーンショットして、ＩＤパスワードとともに一覧を作って、紙で印刷しています。
もちろん、ＩＤパスワードを書いた紙はそのあたりに置いたりせず、きちんと保管しましょう。
参考になりましたでしょうか？
ファイルがふくらんでしまってどうしたらいいかわからない、箱に放り込んでいるけれどもすぐに取り出せない、紙の書類で困っているあなた、これを機会に整理してみましょう。
紙の書類のメリットはすぐに取り出して確認できることです。メリットを活かすために、すぐに取り出せるように整理しておくことをおすすめします。
